如何建設實施項目全生命周期管理平臺

Gungho名稱由來

“我們項目全生命周期管理平臺的英文名稱叫 Gungho，中文名叫“共好”，因為大家好才是真的好。

軟件功能模塊

各產品結構圖

項目全生命周期管理平臺產品設計初衷

在項目管理系統推行使用之前，人們都是用較原始的數據處理方式自己編輯、查看項目的數據情況，但是管理中大型復雜項目，人員眾多，數據報表傳遞不及時，數據更新不精確，信息共享效率降低，也給項目管理帶來了諸多難題。

企業項目管理需要解決的問題如下：

1、快速了解企業一共有多少個項目，各個項目進展情況、個人項目計劃執行狀態、項目內反饋問題處理如何等

2、清晰項目的各個階段節點與期限，并自動提醒相關負責人

3、清晰了解項目資源分配及實際使用情況

4、全面了解到項目任務延期及階段延期的原因，并提供完善變更管理，保證項目如期完成

5、分析統計項目各種數據，形成報表，來對項目執行進行風險評估

6、項目實施后需要對項目內的文檔、反饋等進行規整，讓其成為企業的知識庫

項目全生命周期管理平臺工作流程

項目管理工作流程圖

項目全生命周期管理平臺各功能模塊介紹

項目創建

不是誰都能創建項目，只有被賦予權限的人員創建項目。

項目創建后需要設置項目屬性：

項目名稱、項目內容描述、項目周期、項目經理、項目成員、項目階段、項目內權限配置、項目內相關審核流程配置等。設置好后，保存后項目建立。項目成立后系統會通過我們的企業內部通訊系統項項目成員發送消息進行提醒。

項目成員關系

項目模版

有些企業項目實施相對比較規范或標準，其項目計劃、相關權限設置、流程設置、階段設置等都非常相似。新項目可能主要就變更了一下人員。這類項目，我們實現可以建立項目模版，在項目模版內將項目核心參數（如：項目計劃、項目權限、階段等）都先建立好，生成項目模版。新項目的時候，可以通過套用項目模版來新建項目。

注意：項目模版的創建與項目模版的引用都有相關的權限控制

項目計劃編制

將項目的預期目標進行籌劃安排，對項目的全過程、全部目標和全部活動統統納入計劃的軌道，用一個動態的可分解的計劃系統來協調控制整個項目，以便提前揭露矛盾，使項目在合理的工期內以較低的造價高質量地協調有序地達到預期目標，因此講項目計劃是龍頭，具有頭等重要的作用，同時項目計劃可以在甘特圖上顯示也是一種管理方法。項目的各項工作的開展都是以計劃為依據，使項目實施各階段、各環節都做到有法可依、有據可查、有章可循，以此來協調項目的各項活動，因此項目計劃是項目實施的指導性文件

項目計劃中創建的任務并不能馬上執行，必須要通過審核后系統才能觸發任務下達。項目計劃有以下3個狀態

原先很多用戶在沒有上系統前，可能用excel來編寫項目的計劃，Gungho提供了一個標準的csv格式的計劃模版文件，用戶可以在excel中將計劃編寫好后，可以快速導入。

用戶可以對導入的計劃進行修改、增補，修改完成后，對計劃進行提交審核。審核通過后項目計劃正式生效

項目執行

當項目計劃審批通過正式生效后，該版本的項目計劃就處于執行狀態。Gungho系統后臺會根據項目計劃自動分解計劃任務。這些任務會分派到對應的執行人。執行人收到任務后，可以對任務進行處理。項目成員若發現問題可以在項目內進行問題反饋（任務管理、反饋管理怎樣處理，在后面內容詳細介紹）。

項目執行階段主要做的事情看下圖

項目計劃變更管理

計劃沒變化快

世界上唯一不變的就是變化。

所有的計劃都不可能是一成不變，計劃本身就蘊含著無數的變化，盡管我們已經盡可能地在制定計劃的時候窮盡所有變化的可能，但隨著項目的推進、時間的延續，項目中還是會出現很多不可控的因素，最后導致項目變化。因此，項目管理系統必須有一套嚴密的項目計劃變更管理流程，這是項目管理實施成功的關鍵所在。

多米諾效應

在一個相互聯系的系統中，一個很小的初始能量就可能產生一系列的連鎖反應，人們把這種現象稱為 “多米諾效應”。

項目計劃變更也一樣，一個任務的延期會造成大量相關聯任務的延期，最終影響項目的關鍵節點交付

關鍵

計劃變更是從一個任務延期開始的，控制好每一個任務的延期是關鍵！

?Gungho項目全生命周期管理平臺的對策

簡單計劃變更流程

考慮到目有些實施項目管理的企業不一定有嚴格的計劃變更流程，因此我們首先提供了一種簡單的項目計劃變更處理流程。

復雜計劃變更流程

復雜計劃變更流程是一個比較嚴謹的計劃變更過程，首先計劃的變更肯定是由某一個任務或多個任務的延期造成計劃無法滿足預期，需要變更。因此，首先任務的執行人提出任務延期申請，并說明原因、指出造成延期的責任部門，要求延期多少天。這些申請首先會到執行人所在的部門，得到部門負責人的認可，然后這些申請才會到項目經理。由項目經理發起多部門的延期任務申請確認，通過后由項目經理根據任務延期申請單里的信息改進項目計劃，然后走審核流程通過后項目計劃變更完成